Burocracia no RH: o que é e como diminuir o da sua empresa Regras ou Exigências?

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Ao pensarmos em RH, a primeira coisa que nos vem à mente é: burocracia. Isso se explica por ser um dos setores que mais costumam sofrer com seu excesso.

Hoje, vamos discutir os muitos problemas relacionados ao setor de recursos humanos, explicar um pouco melhor sobre a burocracia e entender se ela, de fato, é apenas negativa.

Burocracia: o que é afinal?

Muito se fala sobre a burocracia, mas você sabe exatamente o que ela significa? Então para começar, vamos explicar o seu conceito. Consiste no meticuloso uso de regras e exigências para a realização de um processo específico, o que acaba por torná-lo mais complexo e demorado do que seria originalmente.

Ou seja, na prática, a burocracia significa criar obstáculos para que determinados processos ocorram, mas fazer isso não é exatamente um problema. A razão é que em determinados momentos, ela pode ajudar, evitando fraudes e erros grosseiros, que ocorreriam se não houvesse essas regras.

Com isso, podemos concluir que o problema não é a existência da burocracia, mas sim quando há um acúmulo de regras e exigências desnecessários, que tornam tudo demorado demais e pior, oneroso para a empresa.

Quais os principais efeitos do excesso de burocracia no RH?

Agora que temos em mente o conceito, precisamos entender os principais efeitos do excesso de burocracia no RH. A área de recursos humanos da empresa é vital para o bom funcionamento dos demais setores e quando ela funciona de forma morosa, o negócio também passa a andar devagar. Entre os principais problemas, podemos destacar:

1 – Desperdício de tempo

O fato de você ter muitos processos desnecessários dentro da sua empresa faz com que muito tempo seja gasto com tarefas longas e repetitivas.

2 – Desperdício de dinheiro

A consequência direta da situação acima, é que você tem muito mais prejuízo com excesso de burocracia. Aqui, não se trata apenas da despesa decorrente do pagamento e cálculo de uma infinidade de processos necessários para o funcionamento dos

negócios. Além disso, há a perda de tempo dos funcionários, que ficam lidando com regras e exigências desnecessárias, o que acaba por tornar o próprio serviço moroso.

3 – Desmotivação

Como uma situação vai levando a outra, você passará a ter funcionários menos motivados. Por exemplo: se algum deles tem alguma solução boa para determinado problema, mas esbarra em uma série de exigências para conseguir pelo menos apresentar algo para o superior, ele acabará por desistir de fazê-lo.

Dessa forma, você não apenas desperdiça um talento, mas também uma ideia que poderia trazer muitos benefícios ao seu negócio. Por fim, este mesmo funcionário, não pensará duas vezes antes de trocar sua empresa, por outra com processos menos burocráticos.

4 – Corrupção

Ironicamente, o excesso de burocracia no RH pode ter o efeito reverso de sua ideia inicial e acabar por motivar a corrupção. A razão é que o excesso de impostos e processos complexos são os principais fatores para ocorrerem crimes éticos e financeiros. Pois, onde há caminhos longos, há quem queira encurtá-los.

Como diminuir a burocracia no RH da sua empresa

Antes de mais nada, é preciso fazer a seguinte avaliação: as regras e exigências contidas nesse processo se justificam? Caso não, há excesso de burocracia. Contudo, para muitos chefes, essa situação cria um dilema, que está relacionado a um “senso comum”.

Desmantelar essa morosidade traz vantagens, mas também gera novos obstáculos, muitas vezes desconhecidos. Empresários e gestores não estabelecem processos burocráticos com o objetivo de serem burocráticos, mas por não enxergarem outra opção eficiente e segura de agir. Sair do que pode ser visto como uma zona de conforto é sempre um processo complicado, mas os benefícios são inegáveis.

Quais as vantagens de um RH mais eficiente?

Vamos agora destacar algumas das muitas vantagens de você tornar o setor de recursos humanos menos burocrático:

1. A velocidade do trabalho aumenta – a razão é simples, pois quando se elimina excessos, o trabalho pode ficar mais fluido e contínuo, sem paralisações desnecessárias para, por exemplo, preencher papeladas;

2. Economia – essa é de longe a maior motivação para se eliminar o excesso de burocracia, pois processos mais eficientes, são mais baratos. Nesse caso, ao

economizar tempo com algo, você poderá investir em outras atividades, aumentando assim o nível de produtividade diária da sua empresa;

3. A organização da empresa torna-se mais fluída – sem aquilo que é chamado da “cultura dos papéis”, você passa uma impressão de empresa dinâmica. Sendo assim, você também motiva os funcionários a apresentar soluções, já que eles sabem que os processos não ficarão travados, pois já tem regras bem claras.

A solução através da automação do RH com um software de gestão

Uma das melhores formas de avaliar e tornar todo o processo dentro do RH menos moroso, é se valendo de um software de gestão. As maiores vantagens de sua implementação é a redução da burocracia (ou seja, o nível de regras e exigências demandadas), mas sem afetar o nível de segurança e qualidade.

Ao contrário, a empresa pode se tornar ainda mais segura. Isso porque as exigências, que antes eram feitas manualmente e tomavam muito tempo, passam a ser feitas pelo próprio software, de maneira autônoma e digital. Dessa forma, tira-se o peso dos colaboradores, que com muito trabalho, ficam mais suscetíveis a erros.

Por isso, convidamos você a conhecer o HCM – Gestão de Recursos Humanos da Lobtec. Trata-se de uma ferramenta completa de gestão de capital humano que cobre a gestão de pessoas de ponta a ponta. Através de uma interface simples e da automatização de processos repetitivos e mecânicos, ele liberará sua equipe para trabalhar com tarefas de maior complexidade e importância estratégica do seu negócio.