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A gestão de documentos é um aspecto fundamental de qualquer organização, independentemente do setor ou porte da empresa. No entanto, a grande quantidade de documentos relacionados à administração dos recursos humanos torna a organização dessas informações um desafio.

Embora a gestão de documentos seja essencial, muitas empresas ainda usam processos manuais e desatualizados para gerenciá-los. Isso pode levar a muitos problemas, como perda de documentos, falta de visibilidade e controle, riscos de conformidade e problemas de segurança. Além disso, a gestão manual de documentos é um procedimento demorado, demandando uma quantidade significativa de tempo por parte da equipe de Recursos Humanos.

Neste blogpost, discutiremos como as soluções de gestão de capital humano, HCM, ajudam na gestão de documentos e como a tecnologia pode ser crucial para a organização dessas informações.

O que é HCM?

O HCM é um sistema que auxilia as empresas a gerenciar recursos humanos de forma eficiente, liberando tempo para estratégias de negócios. Através da automação de processos como coleta de dados e gestão de documentos, as empresas podem focar no essencial.

Fazer a automatização deste processo, possibilita uma maior economia de tempo, além de minimizar o risco de erros. Juntamente com isso, soluções HCM incluem uma série de processos e práticas que abrangem, desde a contratação de novos funcionários, até o desenvolvimento de talentos e gerenciamento de benefícios.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos envolve a coleta, armazenamento e administração segura e eficiente de registros eletrônicos e físicos. Isso inclui contratos de trabalho, avaliações de desempenho, formulários fiscais, entre outros.

Fazer a gestão dos documentos é importante, pois ajuda as empresas a garantirem que os dados dos funcionários sejam coletados, armazenados e

gerenciados de forma segura e eficiente. Além disso, uma gestão adequada de documentos ajuda a garantir a conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis, reduzindo os riscos para a empresa.

Integrando a gestão de documentos ao HCM

A incorporação da administração documental ao HCM aprimora a eficácia dos procedimentos internos da empresa, possibilitando o armazenamento centralizado de todos os registros ligados aos colaboradores.

Além disso, a integração do sistema de gestão de documentos ao HCM oferece um controle mais robusto e uma segurança aprimorada das informações dos colaboradores, assegurando que o acesso seja restrito a indivíduos autorizados. Essa integração ainda simplifica o processo de gerenciamento de documentos, possibilitando que a equipe de RH localize rapidamente os arquivos essenciais. Isso reduz a carga administrativa, liberando a equipe para se dedicar a outras tarefas cruciais.

Em resumo, a integração da gestão de documentos ao HCM pode melhorar a eficiência e a produtividade do RH, ao mesmo tempo em que garante o cumprimento das políticas de conformidade e privacidade de dados.

Vantagens do HCM na gestão de documentos

• Armazenamento centralizado de documentos

As soluções de HCM permitem que todas as informações e documentos relacionados aos recursos humanos sejam armazenados em um local centralizado. Isso significa que não é necessário procurar documentos em diferentes pastas, e-mails ou arquivos físicos.

Com este sistema é possível acessar facilmente informações como currículos, registros de emprego, avaliações de desempenho, benefícios e outros documentos importantes.

• Acesso remoto às informações

Com o HCM, é possível acessar as informações e documentos dos colaboradores de qualquer lugar, a qualquer hora. Isso é particularmente importante em tempos de trabalho remoto, onde os colaboradores podem estar trabalhando em locais diferentes. O acesso remoto garante que os dados estejam disponíveis para todos os colaboradores, independentemente da localização.

• Automatização de processos

Produtos HCM permitem automatizar muitos dos processos relacionados à gestão de documentos, o que torna o processo muito mais eficiente. Por exemplo, estes sistemas podem enviar alertas automáticos para os colaboradores e gestores quando um documento precisa ser atualizado ou quando um prazo está se aproximando.

Além disso, as soluções de HCM podem automatizar a geração de documentos, como contratos de trabalho e cartas de oferta, reduzindo a possibilidade de erros e tornando o processo mais rápido.

• Segurança e privacidade das informações

As soluções de HCM também são importantes para garantir a segurança e privacidade das informações dos colaboradores. Com o armazenamento centralizado, é possível implementar medidas de segurança, como senhas e criptografia, para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações.

Além disso, um bom HCM garante a conformidade regulatória em relação à privacidade de dados, evitando multas e sanções.

Conclusão

As soluções de HCM são extremamente úteis para a gestão de documentos relacionados aos recursos humanos. Com o armazenamento centralizado, acesso remoto, automatização de processos e medidas de segurança, estes produtos ajudam a organizar as informações de forma eficiente, melhorando a produtividade e reduzindo riscos administrativos.

Investir em uma solução de HCM integrada à gestão de documentos pode ser um passo importante para empresas que buscam se manter competitivas no mercado e garantir um ambiente de trabalho organizado e produtivo para seus colaboradores.

A Lobtec oferece uma excelente solução de HCM, que garante a correta gestão de documentos, além de oferecer outras funcionalidades importantes para o RH, como controle de ponto, folha de pagamento, recrutamento e seleção, entre outras. Com a integração da gestão de documentos ao HCM da Lobtec, as empresas podem ter uma gestão mais eficiente e segura, reduzindo riscos e otimizando processos.